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Fraude aux notes de frais : un abus fréquent en entreprise

Alors que les entreprises cherchent à réduire leurs coûts, quitte à couper dans leurs effectifs ou leurs dépenses de production, leur attention pourrait se porter sur les notes de frais de leurs collaborateurs. Estimée à 35 000 euros par an et par entreprise, la fraude sur les notes de frais professionnels touche toutes les entreprises, et plus particulièrement les PME.

Captio, une plateforme de gestion numérique des frais de voyages d'affaires, a récemment publié un rapport pour attirer l'attention des entreprises européennes sur le coût de la fraude interne dans la gestion de leurs frais. Après avoir analysé les rapports de frais réalisés par les salariés de 130 entreprises en 2015, soit l'équivalent de 1,3 millions d'euros de frais de déplacements professionnels effectués par 6 070 salariés, la conclusion est sans appel. 12,8 % des frais analysés sont potentiellement frauduleux et les PME sont plus exposées que les grandes sociétés. Ainsi, dans les TPE européennes auditées, le montant moyen de la fraude interne se monte à 48 000 euros par an environ contre 37 000 dans les entreprises de 50 à 250 salariés et 29 000 euros environ dans les grandes entreprises.

Notes de frais :
les fraudes les plus courantes

Si certaines circonstances exceptionnelles (perte de justificatifs, perte d'argent lors des déplacements) peuvent expliquer les dépassements de plafonds, certaines fraudes sont clairement intentionnelles. Certains voyageurs n'hésitent pas à gonfler leurs notes de frais professionnels. Les irrégularités les plus fréquentes dans les sociétés européennes consistent généralement à demander un remboursement de dépenses personnelles (dépenses effectuées pendant un week-end), à engager des dépenses exagérées ou fictives (faux reçus), ou encore à solliciter des remboursements multiples (remboursement de frais doublés)

Quels sont les risques pour les entreprises ?

Tous ces comportements ont bien entendu un coût pour les entreprises, qui perdent quelque 35 000 euros par an. Mais pas uniquement. Cette fraude peut aussi avoir des répercutions en termes d'image ou de perte de compétitivité. Alors une des meilleures approches pour protéger votre entreprise contre la fraude relative aux notes de frais consiste en l'élaboration d'une stratégie de prévention et de détection de ce type de comportement :
  • Mettre en place de règles et de procédures relatives au remboursement des frais.
  • Communiquer les politiques et procédures de l'entreprise.
  • Former vos collaborateurs.
Mais avant tout, c'est à la direction de votre entreprise de montrer son engagement et de donner le bon exemple.



Vos procédures actuelles sont-elles bonnes ?

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Crédit photo : © Olivier Le Moal - Fotolia.com

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Invité
mardi 17 juillet 2018

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